Beschaffung in komplexen IKT-Projekten

Zusammenfassung

Der Projektleiter eines IKT-Vorhabens bei der Bundesverwaltung muss in seinem Projekt zahlreiche Vorgaben im Zusammenhang mit dem Beschaffungswesen berücksichtigen. In einem komplexen Projekt werden mehrere Dutzend Beschaffungen getätigt. Um diese Herausforderungen erfolgreich zu meistern, wurde ein Beschaffungsleitfaden entwickelt. Der Leitfaden basiert auf der bei der Bundesverwaltung für IKT-Projekte vorgegebenen Projektmanagement-Methode HERMES 5 (in der Version 5.1). Im Zuge der Erarbeitung des Beschaffungsleitfadens wurden einundzwanzig Personen aus sechs verschiedenen Departementen der Bundesverwaltung befragt, die bei Beschaffungen involviert sind. Die gewonnenen Erkenntnisse der Befragungen wurden im Rahmen eines umfangreichen Studiums mit verschiedenen Literaturquellen abgeglichen. Die Lösungsansätze zur Verbesserung der Projektbeschaffungen beim Bund wurden mit den interviewten Personen validiert und auf deren Umsetzungspotenziale hin überprüft. Die wichtigsten Erkenntnisse für den Erfolg von Projekt-Beschaffungen sind:

• a) Die Verzahnung der Aufgaben, Ergebnisse und Rollen der HERMES-Methode mit den Vorgaben und Hilfsmitteln der zentralen Beschaffungsstellen.

• b) Eine eingehende Voranalyse zur Beschaffung soll im Rahmen der Initialisierungsphase des Projekts durchgeführt werden. Als Ergebnis daraus resultieren der konkrete Beschaffungsplan und die Anträge zur Finanzierung.

• c) Eine engere Verknüpfung der Änderungsprozesse und der Problembehandlung im Rahmen von Projekt-Beschaffungen ist erforderlich.

• d) Der Beschaffungsprozess soll als Daueraufgabe während des gesamten Projekts und somit über alle Projektphasen betrachtet werden.

Der Aufbau des Leitfadens wird in den folgenden Kapiteln vorgestellt. Eine vollständige Version des Leitfadens kann auf der Website des Informatiksteuerungsorgans des Bundes ISB bezogen werden. Die Schlussfolgerung beinhaltet eine Reihe von weiteren Maßnahmen und Empfehlungen. Eine Harmonisierung der verschiedenen Online-Plattformen der Bundesverwaltung sowie ein aktivitätenbezogenes Online-Hilfsmittel zur Unterstützung von Bedarfsstellen und Beschaffungsstellen im Rahmen von Projektbeschaffungen werden von den Autoren empfohlen.