Effects of computer-assisted documentation in orthopedic surgery on budget and reimbursement

Summary

Since 1995 German health maintenance laws require hospitals to document and code all referals, admissions and discharges using the 4-digit ICD. Operative procedures are documented and coded using the ICPM. Beginning in January 1996, reimbursement for health services requires a diagnosis-related billing and payment for special procedures. The decision for billing is based on documented diagnosis and therapy. This extended request for documentation makes an online access to diagnosis and therapy with a computer-assisted coding system advisable. In 1996 in our hospital each diagnosis and operation was manually documented and coded on a form. Since the beginning of 1997, documentation and coding has been exclusively computer-assisted. On the basis of documented diagnosis and therapy the computer provides the route of reimbursement. Retrospectively we evaluated the number of charged diagnosis-related billings and payments for special procedures from January to April of 1996 and 1997. It became evident that with computer-assisted documentation and coding the number of detected and charged diagnosis-related billings and payments for special procedures was significantly increased in comparison with the previous year.

Zusammenfassung

Nach dem Gesundheitsstrukturgesetz besteht für alle deutschen Kliniken seit dem 01. 01. 1995 die Verpflichtung zur Dokumentation und Kodierung von Einweisungs-, Aufnahme- und Entlaßdiagnose in die ICD-9 und die Dokumentation und Verschlüsselung zumeist operativ erbrachter Leistungen in die ICPM. Seit dem 01. 01. 1996 besteht zudem die Verpflichtung zur Abrechnung nach leistungsabhängigen vollpauschalierten Entgeltformen (Fallpauschalen und Sonderentgelte), wobei sich der Abrechnungsentscheid auf die erhobenen Daten stützt. In der Berufsgenossenschaftlichen Unfallklinik Tübingen wurden während des gesamten Jahres 1996 alle Diagnosen und Therapien handschriftlich dokumentiert und mit Hilfe zweier Handbücher kodiert. Seit 01. 01. 1997 wird ausschließlich rechnergestützt dokumentiert und kodiert. Die Entscheidung über die Abrechnungsform wird anhand der eingegebenen Daten vom Klinikinformationssystem vorgeschlagen. Retrospektiv wurden anhand von Krankenakten und Abrechnungsbelegen jeweils die Monate Januar bis April der Jahre 1996 und 1997 auf die Anzahl der abgerechneten Fallpauschalen und Sonderentgelte hin verglichen. Hierbei zeigt sich, daß durch eine rechnergestützte Kodierung und Dokumentation die Anzahl der erkannten und tatsächlich abgerechneten Fallpauschalen und Sonderentgelte im Vergleich zum Vorjahr deutlich zugenommen hat.